Dlaczego pełnomocnik systemu zarządzania jakością jest kluczową postacią dla sukcesu firmy?

System zarządzania jakością stanowi zbiór zasad, procedur, metod, narzędzi oraz opisów stanowisk pracy, ludzi i relacji między nimi, którego zadaniem jest osiągnięcie wyznaczonych założeń jakości. 

Służy dążeniu do doskonalenia efektywności i elastyczności organizacji, by mogła ona spełniać potrzeby, wymagania i oczekiwania klienta, a także zwiększyć wydajność produkcji przy jednoczesnym zmniejszeniu ilość generowanych odpadów. Opracowaniem tego systemu i jego kontrolą zajmuje się pełnomocnik systemu zarządzania jakością. 

Jakie firmy najczęściej zatrudniają pełnomocnika systemu zarządzania jakością? 

Pełnomocnik systemu zarządzania jakością jest niezbędny w każdej organizacji wdrażającej system oparty o normy z rodziny ISO 9000 – ISO 9000, ISO 9001 i ISO 9004. Firmy, które decydują się na jego implementację, a w efekcie zatrudnienie pełnomocnika, działają w różnych branżach. Najczęściej są to przedsiębiorstwa z sektorów produkcyjnych i usługowych, jednak pełnomocnicy systemu zarządzania jakością mogą znaleźć zatrudnienie w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, rodzaju i typu dostarczanych usług lub wyrobów. 

Obowiązki pełnomocnika systemu zarządzania jakością 

Pełnomocnik do spraw jakości zajmuje się przede wszystkim opracowaniem systemu jakości w organizacji i jego kontrolą, pełni więc funkcję kierowniczą w zakresie zarządzania jakością. Osoba na tym stanowisku posiada dostęp do danych i personelu z różnych działów firmy. Ma zapewnioną właściwą obsługę administracyjną i odpowiednie środki finansowe, by móc przeprowadzić skuteczną analizę celu wdrażania systemu zarządzania jakością i określić strategię działania. 

Wszystkie podejmowane czynności muszą być dostosowane do potrzeb firmy i uwzględniać czynniki mogące potencjalnie doprowadzić do spowolnienia procesu. Wśród obowiązków pełnomocnika systemu zarządzania jakością można wymienić: 

• rozwijanie filozofii jakości, 
• dbanie o spełnianie wymagań stawianych przez klientów i kontrahentów, 
• weryfikowanie specyfikacji technicznej produktów i usług, 
• pobieranie próbek produktów celem ustalenia ich zgodności ze specyfikacją i obowiązującymi standardami, 
• pilnowanie zachowywania norm prawnych, 
• inspirowanie pozytywnych zmian pozwalających na doskonalenie systemu, 
• reprezentowanie organizacji, 
• sporządzanie harmonogramów audytów i przeglądów systemu, 
• planowanie audytów, 
• angażowanie się w prowadzenie audytów, 
• inicjowanie niezbędnych działań naprawczych, 
• sprawowanie kontroli nad działaniami naprawczymi, 
• sprawdzanie sprzętu kontrolno-pomiarowego celem upewnienia się, że jest właściwie skalibrowany i działa w prawidłowy sposób, 
• szkolenie pracowników w zakresie kontroli jakości,
• udzielanie pracownikom pomocy w wykonywaniu zadań wpisujących się w kontrolę jakości, 
• zbieranie informacji o procesach, wskaźnikach i ryzykach od kierowników produkcji, kierowników zakupów i innych, 
• koordynowanie rozwoju standardowych dokumentów operacyjnych, 
• nadzorowanie prowadzenia dokumentacji zespołu systemu zarządzania, 
• ustalanie zasad wykorzystania dokumentów systemowych, 
• ustalanie hierarchii przebiegu różnorodnych procesów oraz zachodzących między nimi relacji, 
• wybór metod monitorowania i pomiarów procesów, wyrobów, dostawców, systemu zarządzania oraz zadowolenia klientów,
• wybór obszarów, w których można dokonać ulepszeń, 
• określanie wymogów dotyczących gromadzenia i przechowywania danych odnoszących się do procesów firmy, 
• zapewnianie zgodności systemu zarządzania jakością z normami z rodziny ISO 9000 – ISO 9000: Systemy zarządzania jakością – Podstawy i terminologia, ISO 9001: Systemy zarządzania jakością – Wymagania, ISO 9004: Systemy zarządzania jakością – Wytyczne doskonalenia funkcjonowania.

Obowiązkiem pełnomocnika jest również informowanie kierownictwa firmy o postępach w procesie wdrażania systemu zarządzania jakością. W sytuacji, gdy przeprowadzone audyty wewnętrzne dały pozytywne wyniki, jest on również zobowiązany do wystąpienia do odpowiednich organów z wnioskiem o wykonanie audytu certyfikującego. Wykonywanie obowiązków ułatwiają pełnomocnikowi systemu zarządzania jakością specjalistyczne programy informatyczne oraz sprzęt laboratoryjny. 

W jaki sposób pełnomocnik systemu zarządzania jakością wpływa na pracę danej organizacji? 

Pełnomocnik systemu zarządzania jakością czuwa nad poprawnością wszystkich procesów, norm i funkcji biznesowych, które mają na celu ciągłe doskonalenie jakości w firmie. Bierze na siebie odpowiedzialność za zapewnienie zgodności procesów z obowiązującymi normami. Dzięki temu kierownictwo nie musi bezpośrednio angażować się w rozwiązywanie problemów i konfliktów między członkami personelu. Sprzyja to szybszemu wypracowywaniu porozumienia i wpływa na wydajność procesów. 

Zatrudnienie wykwalifikowanego i doświadczonego pełnomocnika systemu zarządzania jakością pozwala ponadto uniknąć błędów, które mogą powodować straty finansowe i wizerunkowe firmy.