Facility management jest dyscypliną, która jest odpowiedzialna za zarządzanie funkcjonowaniem budynków i ich usługami, gromadząc ludzi, przestrzenie i technologie w celu poprawy produktywności poprzez maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów. Obejmuje ona utrzymanie budynków takich jak biura, szpitale, muzea, hotele i inne nieruchomości.

Na arenie międzynarodowej istnieje kilka stowarzyszeń Facility Management, takich jak IFMA, które reprezentują wszystkich profesjonalistów zaangażowanych w zarządzanie nieruchomościami, tych, którzy zlecają tę funkcję na zewnątrz oraz tych, którzy świadczą usługi w tym zakresie. Jednym z jego celów jest pomoc firmom i menedżerom w obszarze rozwoju w zarządzaniu zasobami ludzkimi i fizycznymi (budynki, sprzęt i meble). Nie bez znaczenia w tej dziedzinie jest również EuroFM, europejska organizacja zrzeszająca profesorów, badaczy i profesjonalistów w dziedzinie facility management, którzy prowadzą prace badawcze w tym zakresie.

Czym zajmuje się facility manager?

Facility manager jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie budynkami i usługami firmy w celu optymalizacji jej zasobów. W tym celu powinien on posiadać wiedzę z zakresu administracji biznesowej, architektury i inżynierii, a także zarządzania ludźmi, ponieważ do jego zadań należy połączenie wszystkich tych elementy po to, aby poprawić środowisko pracy.

Facility manager zajmuje się polityką optymalizacji przestrzeni, koordynacją projektów budowlanych lub remontowych, kontraktowaniem produktów i usług związanych z prawidłowym funkcjonowaniem obiektów, a także ich utrzymaniem i konserwacją, a także opracowywaniem strategii korporacyjnych w odniesieniu do zasobów nieruchomości.

Do zadań facility managera należą zatem:

• Rozmieszczenie i alokacja przestrzeni o wysokiej jakości w celu maksymalizacji ich wykorzystania.
• Zarządzanie budżetem portfela nieruchomości firmy w celu osiągnięcia maksymalnej rentowności.
• Optymalizacja zasobów energetycznych przedsiębiorstwa poprzez proponowanie rozwiązań.
• Negocjacje z dostawcami, zarządzanie umowami i kontrola zgodności z celami.
• Nadzór nad kosztami i terminami realizacji projektu budowlanego.
• Zapewnienie wsparcia technicznego dla procesów konserwacji i renowacji budynków.
• Kierowanie funkcjami utrzymania ruchu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania obiektów.
• Poprawa wyników w zakresie ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu firmy.

Typy kontroli 

W rozumieniu prawa budowlanego i w trosce o zdrowie i bezpieczeństwo osób korzystających z danego budynku, niezbędne jest cykliczne przeprowadzanie inspekcji, które mają na celu kontrolę stanu budynku oraz jego instalacji. Należą do nich m.in. 

• inspekcja budowlana – przeglądy roczne oraz pięcioletnie budynku,
• inspekcja instalacji sanitarnej,
• inspekcja instalacji elektrycznej – wykonanie pomiarów i weryfikacja funkcjonowania,
• inspekcja instalacji hvac (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja),
• inspekcja instalacji gazowej oraz kotłów gazowych,
• inspekcja instalacji przeciwpożarowej.

Dla jakich firm usługa facility managment?

Facility managment to usługa kluczowa w zarządzaniu bardziej zrównoważonymi budynkami i obiektami, niezależnie od etapu w cyklu życia budynku. Rola ta jest rozwijana poprzez integrację całej wiedzy na temat projektowania i działania obiektu w celu:

• zmniejszenia lub wyeliminowania odpadów, 
• zmniejszenia lub wytworzenia energii, 
• zminimalizowania zużycia wody, 
• zapobiegania zanieczyszczeniom, 
• zmniejszenia emisji dwutlenku węgla itp.

Facility managment odgrywa szczególnie ważną rolę w dużych firmach korzystających z obszernych gmachów i większych kompleksów budowlanych.  

Jednak uwzględnienie takich aspektów jak wyżej wymienione jest niezbędne w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Korzyści z wprowadzenia zrównoważonych praktyk wynikających z  facility management są oczywiste. Redukcja kosztów poprzez oszczędności w zużyciu energii, redukcja emisji CO2 i wytwarzanych odpadów, jak również wiele innych korzystnych efektów zrównoważonych praktyk, może być skwantyfikowana i przedstawiona kierownictwu firmy w celu obrony wprowadzenia zrównoważonych praktyk w zarządzaniu budynkami i wykazania ich pozytywnego wpływu na rachunek zysków i strat.

Zazwyczaj jednak wiele pozytywnych efektów ekonomicznych nie pojawia się od razu. Dlatego efekty korzystania z facility managment są widoczne długofalowo. Jednak, co nie ulega wątpliwości: korzyści z wprowadzenia tego typu praktyk w firmie przejawia się nie tylko w czystych zyskach finansowych, jak i w kreowaniu dobrego wizerunku firmy, zarówno na arenie krajowej, jak i międzynarodowej.